A partire dal 2017 l’Università degli Studi di Pavia ha avviato la dematerializzazione dei documenti prodotti e di alcuni processi.
Il processo di dematerializzazione è stato integrato all’interno del sistema di gestione documentale Titulus e gestito attraverso workflow autorizzatori di firma digitale.
Per prima cosa sono stati dematerializzati i provvedimenti dell’Amministrazione centrale quali decreti rettorali, determine del direttore generale e dei dirigenti, bandi di concorso.
Poi si è passato a dematerializzare le comunicazioni interne all’Ateneo e le comunicazioni rivolte all’esterno.
A partire dal 2018 si è avviata la dematerializzazione delle domande di concorso, che si è conclusa nel 2020 con il coinvolgimento di tutte le tipologie concorsuali.
Nel 2019 anche le strutture dipartimentali hanno iniziato a produrre documenti dematerializzati, nella fattispecie determine del direttore e bandi di concorso, per poi passare ai documenti da trasmettere internamente ed esternamente.
A partire dal 2019 tutti i documenti prodotti dall’Ateneo e pubblicati all’albo on line sono esclusivamente digitali.
Nel 2020 si è agito su più fronti:
a) Didattica:
- Presentazione esclusivamente on line delle tesi di laurea;
- Presentazione esclusivamente on line delle domande di rinuncia agli studi;
- Avvio dello studio di fattibilità per la presentazione esclusivamente on line delle domande di iscrizione agli esami di Stato (concretizzatasi nel 2021 con l’avvio della dematerializzazione definitiva).
b) Contabilità:
- Dematerializzazione del fascicolo acquisti – tutta la documentazione relativa agli acquisti di beni viene gestita esclusivamente in forma digitale (dal provvedimento di acquisto all’ordinativo di pagamento).
c) ESCI (European Student Card Initiative):
- Digitalizzazione dei processi amministrativi del programma di mobilita intraeuropea.
- Maggiori informazioni
d) Sorveglianza sanitaria:
- Avvio dello studio di fattibilità per la gestione completamente dematerializzata delle convocazioni alle visite mediche di idoneità lavorativa (in produzione dal 2021).
Nel 2021 i processi di dematerializzazione hanno riguardato i seguenti ambiti:
- Semplificazione e dematerializzazione del processo di gestione degli scatti stipendiali dei docenti (PSS);
- Semplificazione e dematerializzazione del processo di gestione delle proposte di Master;
- Dematerializzazione contratti individuali di lavoro agile;
- Dematerializzazione del back office registro addestratori linguistici.
Inoltre, mediante la cooperazione con il Ministero della Salute, la procedura di acquisizione dei Green Pass è avvenuta completamente in modalità digitale.
Tutti i flussi sopra descritti sono il risultato di una collaborazione sinergica tra il Servizio sistemi archivistici di Ateneo e il Servizio automazione gestionale, coinvolgendo volta per volta le singole strutture interessate.