A partire dal 2017 l’Università degli Studi di Pavia ha avviato la dematerializzazione
dei documenti prodotti e di alcuni processi.
Il processo di dematerializzazione è stato integrato all’interno del sistema di
gestione documentale Titulus e gestito attraverso workflow autorizzatori di firma
digitale.
Per prima cosa sono stati dematerializzati i provvedimenti dell’Amministrazione
centrale quali decreti rettorali, determine del direttore generale e dei dirigenti, bandi
di concorso.
Poi si è passato a dematerializzare le comunicazioni interne all’Ateneo e le
comunicazioni rivolte all’esterno.

A partire dal 2018 si è avviata la dematerializzazione delle domande di concorso,
che si è conclusa nel 2020 con il coinvolgimento di tutte le tipologie concorsuali.

Nel 2019 anche le strutture dipartimentali hanno iniziato a produrre documenti
dematerializzati, nella fattispecie determine del direttore e bandi di concorso, per
poi passare ai documenti da trasmettere internamente ed esternamente.
A partire dal 2019 tutti i documenti prodotti dall’Ateneo e pubblicati all’albo on line
sono esclusivamente digitali.

Nel 2020 si è agito su più fronti:

a) Didattica:

• Presentazione esclusivamente on line delle tesi di laurea;
• Presentazione esclusivamente on line delle domande di rinuncia agli
  studi;
• Avvio dello studio di fattibilità per la presentazione esclusivamente on
  line delle domande di iscrizione agli esami di Stato (concretizzatasi
  nel 2021 con l’avvio della dematerializzazione definitiva).

b) Contabilità:

• Dematerializzazione del fascicolo acquisti – tutta la documentazione
  relativa agli acquisti di beni viene gestita esclusivamente in forma
  digitale (dal provvedimento di acquisto all’ordinativo di pagamento).

c) Sorveglianza sanitaria:

• Avvio dello studio di fattibilità per la gestione completamente
  dematerializzata delle convocazioni alle visite mediche di idoneità
  lavorativa (in produzione dal 2021).

Nel 2021 i processi di dematerializzazione hanno riguardato i seguenti ambiti:

• semplificazione e dematerializzazione del processo di gestione degli scatti
  stipendiali dei docenti (PSS);
• semplificazione e dematerializzazione del processo di gestione delle proposte
  di Master;
• dematerializzazione contratti individuali di lavoro agile;
• dematerializzazione del back office registro addestratori linguistici.
  Inoltre, mediante la cooperazione con il Ministero della Salute, la procedure di
  acquisizione dei Green Pass è avvenuta completamente in modalità digitale.

Tutti i flussi sopra descritti sono il risultato di una collaborazione sinergica tra
il Servizio sistemi archivistici di Ateneo e il Servizio automazione gestionale,
coinvolgendo volta per volta le singole strutture interessate.